Wyzwanie: Jak przeprowadzić proces wdrożenia nowej agencji bez opóźnień, które powodują straty?
Dla tych, którzy jeszcze nigdy nie pracowali ze zdalną agencją, myśl o przekazaniu swoich działań reklamowych specjalistom, od których dzielą setki kilometrów, może być odstraszająca. 1251 km – to odległość, która codziennie dzieliła nasz krakowski zespół Novem z siedzibą Tally Weijl w Bazylei. Jak udało się nam sprawnie przejąć działania reklamowe bez generowania strat?
1. Role i obowiązki oraz dobór narzędzi komunikacji
Zespół „TALLY WEiJL/Novem” liczył w niektórych momentach ponad 20 osób z co najmniej 5 różnych działów i 3 różnych spółek. Przy tak licznej załodze konieczne jest ustalenie procesów i wprowadzenie procedur, które pomogą uniknąć błędów i wskażą bez żadnych wątpliwości osoby odpowiedzialne za poszczególne zadania. Dla nas jednym z ważniejszych procesów, był proces produkcji kreacji reklamowych, w którym uczestniczyliśmy zarówno my, jak i duża reprezentacja zespołu Tally Weijl:
Przez prawie dwa lata współpracy razem z Klientem wyprodukowaliśmy tylko na potrzeby reklam Facebook Ads ponad 300 zestawów copy w czterech językach, co daje łącznie ponad 100 000 znaków!
Poza dobrym zrozumieniem i wizualizacją samych procesów, szalenie istotny okazał się dobór narzędzi do zarządzania projektami i komunikacją. My postawiliśmy na Trello i JIRA, które pomagały w zlecaniu zadań i śledzeniu postępu ich realizacji. Microsoft Teams zapewniał nam stały kontakt z zespołem zewnętrznym.
2. Metody raportowania i statusy
Przed rozpoczęciem współpracy z każdym Klientem, ustalamy charakterystyczne dla jego biznesu metody rozliczania się z efektów. Z Tally Weijl weryfikowaliśmy wyniki na kilka, różnych sposobów:
- codziennie, w specjalnie utworzonym dashboardzie Google Data Studio,
- tygodniowo, na statusach video-call, w których podsumowaliśmy nie tylko wyniki, ale tygodniowe aktywności specjalistów i plany komunikacyjne na kolejny tydzień,
- miesięcznie, w postaci rozbudowanego raportu, kiedy rozliczaliśmy się z wykonania planu miesięcznego i zinterpretowaliśmy wyraźne zmiany w wynikach kampanii.
Bardzo ważna okazała się relacja wyników Google Analytics vs. CRM Klienta – poruszenie tego tematu na początku współpracy pozwoli uniknąć sporych rozbieżności, szczególnie w branży fashion, gdzie poziom zwrotów potrafi zaskoczyć.
Warto zastanowić się nad innymi danymi, które agencja może raportować, na korzyść zarówno swoich działań, jak i know-how klienta. Przykładem takiego niestandardowego zestawienia w naszej współpracy był stworzony w narzędziu Power BI raport, który pokazywał korelację dostępności rozmiarów produktów ze współczynnikiem konwersji na stronie.
3. Wyzwania i blokery
Zanim rozpoczęliśmy współpracę, ale także przed każdym nowym tygodniem działań, staraliśmy się przewidzieć wyzwania, które mogłyby pokrzyżować nasze plany. Wymiana platformy sklepowej? Niespodziewane redirecty w docelowych adresach URL? Zmiana linkowania do feedu produktowego? Żaden element nie zaszkodzi efektywności kampanii klienta, jeśli przygotujemy się na niego odpowiednio wcześnie!
4. Action plan
Dobry Action plan możemy ustalić dopiero po właściwej analizie kont reklamowych i analityki na stronie klienta. Jednak nawet nasz najlepszy plan musiał zostać zderzony z oczekiwaniami Tally Weijl – na podstawie naszych rekomendacji Klient zaakceptował, lub odrzucał plany dalszych działań. Dodatkowo w naszym przypadku oś aktywności była zdefiniowana przez wewnętrzne plany wprowadzania nowych kolekcji i kluczowych w ciągu roku promocji, dlatego tak ważne było tworzenie bieżących, tygodniowych planów działania.
Podobne: Jak przygotować roczny plan mediowy dla 14 krajów?
Czy współpraca na odległość zajmuje więcej czasu i jak zorganizować statusy i raportowanie? Jak być pewnym, że cele zostały zrozumiane? Czy uda się przekazać działania bez straty w wynikach? Zdalna forma współpracy rodzi wiele pytań, ale odpowiednie przygotowanie niewątpliwie pozwoli uniknąć ciągłych obaw.